많은 사람들은 구글 워크스페이스(Google Workspace)를 단순한 협업 도구로만 사용한다. 하지만 Google Apps Script(GAS)를 활용하면 구글 시트, Gmail, 드라이브, 캘린더 등 다양한 구글 서비스를 연동하여 나만의 자동화 시스템을 구축할 수 있다.
Google Apps Script는 JavaScript를 기반으로 만들어졌으며, 별도의 설치 없이 웹 브라우저에서 바로 작성하고 실행할 수 있다. 특히 비즈니스 환경에서는 반복적인 업무를 줄이고, 오류를 줄이며, 생산성을 높이기 위한 자동화 수단으로 매우 유용하다.
1. Google Apps Script의 특징
- 웹 기반 코드 편집기: 구글 드라이브에서 직접 실행 가능
- 구글 API 완전 통합: Gmail, Sheets, Calendar, Docs 등과 통합
- 시간 기반 트리거 지원: 정기 실행(예: 매일 9시) 자동화 가능
- 폼 응답, 셀 값 변경 등 이벤트 기반 실행 가능
2. 실전 예제 ① 설문 응답 자동 이메일 회신
Google Form을 통해 수집된 응답에 따라 응답자에게 자동으로 감사 메일을 보내는 기능을 구현해보자.
✅ 예제 코드
function sendAutoReply(e) {
var email = e.values[1]; // 두 번째 열에 이메일이 저장된다고 가정
var name = e.values[2]; // 세 번째 열에 이름이 저장됨
var subject = "설문 응답 감사합니다!";
var message = name + "님, 소중한 의견을 보내주셔서 감사합니다.";
MailApp.sendEmail(email, subject, message);
}
위 스크립트는 Google Sheet에 응답이 저장될 때 자동 실행되며, 해당 이메일로 맞춤 메시지를 발송한다.
✅ 설정 방법
- 구글 시트 → 확장 프로그램 → Apps Script 열기
- 위 코드를 붙여넣고 저장
- 편집기 상단의 '트리거' 메뉴에서 onFormSubmit 이벤트 연결
3. 실전 예제 ② 스프레드시트 자동 보고서 백업
매일 오전 9시에 구글 시트를 PDF로 저장해 드라이브에 자동으로 보관하는 기능이다.
✅ 예제 코드
function saveSheetAsPDF() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var url = sheet.getUrl().replace(/edit$/, '');
var pdfUrl = url + 'export?format=pdf';
var blob = UrlFetchApp.fetch(pdfUrl, {
headers: {
Authorization: 'Bearer ' + ScriptApp.getOAuthToken()
}
}).getBlob();
DriveApp.getFolderById('폴더_ID').createFile(blob).setName("보고서_" + new Date());
}
이 코드를 시간 기반 트리거와 연결하면 매일 특정 시간에 자동으로 보고서가 생성된다.
4. 실전 예제 ③ 셀 값 변경 시 알림 전송
특정 셀 값이 바뀌면, 담당자에게 이메일로 즉시 알림을 보내는 자동화다. 예를 들어 상태(Status) 열이 "긴급"으로 바뀌면 팀원에게 자동 알림이 발송되도록 설정할 수 있다.
✅ 예제 코드
function checkUrgent(e) {
var status = e.range.getValue();
if (status === "긴급") {
MailApp.sendEmail("manager@example.com", "긴급 알림", "상태가 긴급으로 변경되었습니다.");
}
}
이 코드는 onEdit 트리거로 연결해두면 사용자가 셀을 수정할 때마다 자동 실행된다.
5. 보안 및 주의사항
- 스크립트에 포함된 이메일, URL 등은 개인정보보호에 유의
- MailApp, UrlFetchApp 등은 권한 요청 동의가 필요함
- 트리거는 사용자 계정 기준으로 작동하므로 권한 변경 시 재설정 필요
마무리
Google Apps Script는 복잡한 설정 없이도 다양한 업무 자동화를 가능하게 해주는 매우 강력한 도구다. 코딩 경험이 많지 않더라도 기본 예제를 따라 하면 충분히 실무에 적용할 수 있다.
반복되는 업무, 이메일 회신, 문서 정리, 데이터 보고서 생성 등 다양한 영역에서 GAS는 시간을 절약해주고 정확도를 높여준다. 앞으로 자동화를 진지하게 고려하고 있다면 지금 바로 Apps Script에 도전해보는 것이 좋다.