많은 사람들은 API 자동화가 개발자만의 영역이라고 생각한다. 하지만 최근 몇 년 사이, 개발 지식이 없어도 강력한 자동화를 구현할 수 있는 툴들이 등장했다. 그중에서도 Zapier는 가장 대표적이고 대중적인 자동화 플랫폼으로 인정받고 있다.
Zapier는 수천 개의 웹 서비스(Gmail, Slack, Google Sheets 등)를 연결할 수 있으며, 누구나 몇 번의 클릭만으로 복잡한 업무를 자동화할 수 있다. 이 글에서는 실제 업무에서 바로 사용할 수 있는 3가지 실전 시나리오를 소개하고, 따라하기 쉽게 구성된 예제를 통해 Zapier의 작동 방식을 설명한다.
1. Gmail → Slack: 이메일 알림 자동화
수많은 이메일 속에서 중요한 메시지만 빠르게 확인하고 싶은 경우가 있다. 이때 Gmail에 특정 조건의 이메일이 도착하면, Slack 채널로 자동 알림을 보내도록 설정할 수 있다.
설정 흐름:
- Trigger: Gmail → "New Email Matching Search"
- Action: Slack → "Send Channel Message"
예를 들어, 메일 제목에 “고객문의”가 포함된 경우, 고객지원 슬랙 채널에 자동으로 내용을 알리는 워크플로우를 구성할 수 있다.
2. Google Sheets → Gmail: 설문 응답 자동 회신
구글 폼을 통해 설문을 수집하고, 그 응답에 따라 자동으로 맞춤 이메일을 회신하고 싶다면 Zapier를 활용하면 쉽게 구현할 수 있다. 사용자가 설문을 제출하면, Google Sheets에 내용이 저장되고 Zapier가 해당 행을 감지하여 Gmail로 회신을 보낸다.
실행 단계:
- Trigger: Google Sheets → "New Spreadsheet Row"
- Action: Gmail → "Send Email"
이메일 본문에는 설문 응답자 이름, 선택 항목 등을 변수로 삽입하여 개인화된 메시지를 자동으로 발송할 수 있다.
3. Facebook Lead Ads → CRM 자동 등록
Facebook 광고로 수집한 리드 데이터를 CRM에 직접 입력하는 작업은 시간이 오래 걸리고 실수도 발생하기 쉽다. Zapier를 사용하면 광고 리드가 수집될 때마다 자동으로 HubSpot, Zoho, Salesforce 같은 CRM 시스템에 등록할 수 있다.
자동화 구성:
- Trigger: Facebook Lead Ads → "New Lead"
- Action: CRM 앱 → "Create Contact"
이 과정을 통해 리드 처리 시간을 단축하고, 영업 팀은 빠르게 후속 조치를 진행할 수 있다. 리드의 성명, 전화번호, 이메일을 자동으로 입력하도록 구성할 수 있다.
Zapier 사용 팁
Zapier를 처음 사용할 때 다음과 같은 팁을 참고하면 자동화의 효율을 크게 높일 수 있다:
- 작업(Task) 제한 확인: 무료 플랜은 월 100작업으로 제한되므로 트리거 수를 조절해야 한다.
- Delay 기능 활용: 특정 작업을 일정 시간 후에 실행하도록 예약할 수 있다.
- Path/Filter 모듈: 조건 분기를 통해 다양한 시나리오를 한 번에 구성할 수 있다.
결론
Zapier는 복잡한 코딩 없이도 다양한 웹 서비스를 연결하고 자동화할 수 있는 강력한 도구다. 오늘 소개한 3가지 시나리오는 가장 기본적이면서도 실용적인 예제이며, 실제 업무에 적용하기 쉽다.
자동화를 시작하면, 반복적인 업무에서 벗어날 수 있고 팀 전체의 생산성이 눈에 띄게 향상된다. 중요한 것은 ‘기술이 아니라 아이디어’다. 반복되는 작업이 있다면, 그 순간 Zapier를 떠올려야 한다.